Strumenti digitali indispensabili per un flusso di lavoro efficace

Oggi avrei piacere di condividere con te un pò di strumenti digitali free che utilizzo quotidianamente e che mi hanno semplificato la vita di molto, per cui ti consiglio di provarli per aumentare la tua efficacia e il tuo valore nella vita professionale ma anche nel tempo libero! Non sono assolutamente fanatico dell’organizzazione (anzi credo che l’eccessiva organizzazione sia improduttiva), ma un minimo come ben sai è fondamentale. E se stai leggendo questo post significa che non ti devo spiegare quanto sia importante la gestione del tempo, perchè probabilmente già lo sai. Da quando ho iniziato a lavorare (ma già quando studiavo) utilizzo e sono sempre alla ricerca di strumenti digitali che mi semplifichino la vita e spero che questo post possa aiutare pure te.

Ma iniziamo ad andare sul pratico, i software che utilizzo giornalmente hanno molti limiti, ma se usati insieme possono diventare un arma a tuo servizio, perchè sovraccaricare la nostra testa quando ci sono strumenti in grado si semplificarci un pò la nostra esistenza?

Nel dettaglio ho cercato strumenti che rispondessero a questi requisiti:

• utilizzo in cloud, condivisione su più piattaforme (smartphone, tablet, pc)
• semplici nell’utilizzo
• gratis o con limiti della versione premium non necessari
• utilizzo sia online che offline

Nulla è perfetto, tutto è in evoluzione: ovviamente non esiste lo strumento perfetto che fa tutto e lo fa pure bene, ma sicuramente una bella mano riescono a dartela. Mi sono mosso cercando una soluzione che prevedesse l’utilizzo del minor numero possibile di tool, perchè il mio lavoro è altro, non passare ore ad organizzare e imparare nuovi strumenti riguardanti la produttività.

Organizzare progetti e task: Asana

Hai presente quanto ti prendi un mare di note su fogli di carta sulle cose da fare e poi accidentalmente li perdi e devi rifare tutto da capo? Benvenuto nel club, non preoccuparti non sei l’unico! 😀
Tra i tanti disponibili mi sono affezionato subito ad Asana (gratuito) e forse risolverà (almeno in parte) il problema citato qui sopra.
Puoi creare task e sub task: quest’ultima cosa, strano a dirsi, non tutti i tool suoi parenti hanno. Puoi quindi programmare le cose da fare molto semplicemente e tener traccia delle cose fatte.
Ti consiglio di iniziare subito ad usarlo, per ora è utilizzabile solo con connessione web, per cui se sai che avrai momenti senza una connessione internet prevedi di stampare le tue liste! Asana lo trovi a questo link.

Scrivere progetti, prendere appunti, raccogliere materiale: Evernote.

Evernote, Evernote e ancora Evernote! Per me è vitale. Lo uso per quasi tutto. Quando inizio con un progetto, creo un Taccuino (si chiamano così) e lì inizio a prendere appunti sulla idee che mi vengono in mente. Via via che raccolgo materiale lo aggiungo qui. Se scatto una foto utile la posso aggiungere qui, anche direttamente da smartphone. O registrare un appunto vocale. Oltre che creare taccuini puoi anche taggare le note: quindi non solo ricerce all’interno dello stesso progetto, ma anche per argomenti su progetti diversi.

Molto interessante anche il web clipper: un bottoncino da aggiungere a chrome, così se mentre navigo trova del materiale da salvare con un click posso catturare la schermata, solo le immagini o solo il testo, aggiungere delle frecce, delle scritte ecc e cosa più importante ti salva in automatico anche la fonte. Diciamo che se fai ricerca sul web, questa estensione può diventare veramente la prolunga del tuo cervello.

Alcune skills:

• Lo puoi usare online e offline, da qualsiasi dispositivo (si sincronizzano tra loro)
• Puoi filtrare all’interno di un taccuino quali note hanno un determinato tag, oppure cercare il tag sulle note di tutti i taccuini.
• Puoi allegare alle note dei pdf, delle immagini, e tutto quel che vuoi
• Puoi collaborare con altre persone, se vuoi che modifichino delle note
• Puoi collegarlo ad asana, così se ti segni al volo una to do list la ritrovi poi di là.

Cosa stai aspettando? scaricalo qui!

Un posto dove contenere tutti i tuoi file al sicuro!

Ok siamo nel 2015, il mondo scorre veloce, velocissimo e sembra che non ci sia neanche un secondo da perdere! Il tempo non è mai abbastanza e abbiamo la necessità di portare sempre i nostri file con noi, che siano fotografie, video, documenti importanti…bene, attraverso il cloud ora è alla portata di tutti, esistono diversi servizi che potete tranquillamente utilizzare in contemporanea per aumentare il vostro spazio a disposizione.

Dropbox

Sinceramente lo trovi il più performante, non sbaglia mai ed ha una gestione dell’upload superefficace. Potete scaricarlo da qua! Dropbox nasce dal 2008 da una geniale intuizione di Drew Houston e da allora è diventato una della piattaforme di cloud storage più apprezzate dagli utenti di internet ed in particolare dalle aziende dove, è il servizio di storage più utilizzato in assoluto. Dropbox prevede, previa registrazione, un account gratuito di 2 GB di spazio per archiviare, gestire e condividere ogni sorta di contenuto digitale. Lo spazio è quindi espandibile tramite alcuni bonus o piani di upgrade a pagamento.

Onedrive

Il cloud storage di casa Windows, gode di 15 gb gratuiti e la possibilità di aumentarla invitato amici e colleghi ad utilizzarlo a loro volta. Nella versione premium è compresa anche una licenza office. Potete partite con la versione free da questo link. A differenza di dropbox e googledrive su windows (su mac non ancora) permette una sincronizzazione selettiva in cui però è possibile vedere lo stesso tutti i file all’interno del nostro archivio, con l’unica differenza che il file non è fisicamente nella nostra postazione ma al momento dell’apertura parte un download e scarica temporanemente il file pr poterci lavorare, dopo di che torna nel “cloud” senza appesantire i nostri hardisk.

GoogleDrive

Bisogna considerare che Google Drive ha un conteggio di spazio occupato diverso rispetto tutti gli altri cloud storage, bisogna quindi notare che:
– Usare Google Docs: i file memorizzati in formato Google Documenti (documenti, fogli di calcolo e presentazioni) non contano nel limite globale. Questo significa che se si salvano documenti online conviene senza dubbio usare Google Drive perché quando convertiti in formato Docs non c’è limite di spazio.
– Foto: anche per le foto salvate online in Google Drive c’è un bel vantaggio. Intanto i 5 GB di spazio sono condivisi tra Google Drive e Google+ Foto (l’ex Picasa Web Album). Foto e video di una certa dimensione non contano nei limiti di archiviazione (vedi qui per ulteriori informazioni). Si possono quindi salvare un numero illimitato di foto e video gratis.
– Gmail: abbiamo visto che si possono inviare allegati in Gmail fino a 10 GB sfruttando Google Drive.
Gli allegati inviati con Gmail non concorrono a formare lo spazio di 5GB di Google Drive e sono in più.

Gestire le proprie mail: Mailbird

La tendenza delle applicazioni web è quella di rimanere online, nella cosiddetta “Nuvola” o “Cloud”, senza memorizzare i dati nei computer locali. La posta elettronica è forse l’esempio che calza meglio, perchè è molto più vantaggioso e sicuro affidarsi a Gmail piuttosto che scaricare la posta sul proprio computer, leggerla con un programma pesante come Outlook e rischiare che, se quel PC si rompe, tutta la posta viene persa. Mailbird secondo me è la soluzione migliore attualmente, un client di posta elettronica per Windows con supporto IMAP utilizzabile per quasi tutti gli account di posta elettronica.
La cosa che veramente apprezzo di più questo programma è la recente possibilità di integrare Whatsapp e la possibilità di utilizzo per scambiarsi in maniera agevole sia messaggi istantanei che materiale proveniente direttamente dalla vostra postazione. Lo potete scaricare qui (per ora gira solo su piattaforma windows).

 

Tenere in ordine le proprie fatture: FattureinCloud

Lo uso da 3 anni e non tornerò più indietro, permette con facilità di creare fatture e avere una vista globale di entrate uscite della propria attività!

Puoi avere un bonus iscrivendoti da questo link

 

non male no? 🙂

Grazie di aver letto fino in fondo questo post e spero ti sia stato utile, lascia un commento positivo o condividilo se ti è piaciuto! Se hai piacere a rimanere aggiornato, iscriviti qua sotto alla newsletter!